Apa Fungsi Surat? Pengertian, Jenis, dan Contoh Penerapannya

Liputan6.com, Jakarta Berdasarkan laporan The Radicati Group, sekitar 361,6 miliar email berpindah tangan setiap hari di seluruh dunia sepanjang 2024, dan email sejatinya hanyalah surat yang berganti wujud ke layar gawai. Angka sefantastis itu menegaskan satu hal penting: surat, dalam bentuk apa pun, masih menjadi tulang punggung cara manusia bertukar pesan.

Banyak orang mengira surat cuma soal amplop, perangko, dan format yang kaku, padahal perannya jauh lebih luas dari itu. Sebelum menjawab apa fungsi surat secara lengkap, kamu perlu tahu bahwa selembar surat bisa menyimpan nilai hukum, dokumentasi, sekaligus identitas pengirimnya.

Mengutip data Statista, jumlah pengguna email global diperkirakan menembus 4,6 miliar orang, bukti bahwa komunikasi bergaya surat justru meledak di era digital. Jadi, memahami fungsi surat bukanlah pengetahuan usang, melainkan bekal praktis untuk urusan pribadi maupun profesionalmu.

Secara sederhana, surat adalah sarana komunikasi tertulis yang dipakai untuk menyampaikan informasi, pesan, atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain. Di dalam setiap surat selalu ada dua unsur utama, yaitu pengirim yang punya maksud tertentu dan penerima yang dituju.

Sebagaimana diungkapkan Indeed, surat merupakan metode korespondensi penting antarindividu atau kelompok yang berada di lokasi berbeda, baik untuk keperluan bisnis, pemerintahan, maupun personal. Karena itulah surat bisa digunakan siapa saja, mulai dari perorangan, komunitas, sampai organisasi besar.

Surat juga didefinisikan sebagai pesan tulisan tangan atau cetak yang disampaikan dari satu pihak ke pihak lain melalui medium tertentu dan menjadi sarana komunikasi tertulis antara dua pihak. Definisi ini menegaskan surat sebagai komunikasi dua arah yang punya aturan mainnya sendiri.

Dari sisi bentuk, surat terus berkembang mengikuti zaman, mulai dari surat tradisional berperangko hingga surat elektronik alias email yang lebih cepat dan praktis. Meski medianya berubah, hakikat surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak pernah bergeser.

Pertanyaan apa fungsi surat sebenarnya bisa dijawab dari banyak sisi, karena satu lembar surat mampu memikul beberapa peran sekaligus. Merujuk berbagai kajian kebahasaan, fungsi surat setidaknya dapat diringkas menjadi beberapa poin utama berikut.

• Sarana komunikasi tertulis. Ini fungsi paling dasar, yakni menyampaikan pesan, informasi, atau permintaan secara terstruktur dari pengirim ke penerima. Contoh nyatanya, surat undangan rapat yang memuat waktu dan tempat dengan jelas.
• Alat bukti tertulis. Surat resmi, kontrak, atau perjanjian bisa menjadi bukti sah bahwa suatu kesepakatan pernah terjadi. Misalnya, surat perjanjian kerja sama yang bisa dijadikan rujukan saat muncul sengketa.
• Alat pengingat dan arsip. Karena dapat diarsipkan dan dilihat kembali sewaktu-waktu, surat memudahkan kamu menelusuri informasi lama kapan pun dibutuhkan.
• Bukti historis. Surat lama sering menyimpan jejak perkembangan sebuah organisasi atau peristiwa, sehingga bernilai sebagai dokumen sejarah.
• Pedoman kerja. Surat keputusan, surat perintah, atau surat disposisi berfungsi sebagai arahan resmi dalam menjalankan tugas.
• Duta atau wakil pengirim. Surat menjadi wakil penulisnya saat berhadapan dengan pihak lain, sehingga isinya mencerminkan mentalitas pengirim.
• Sarana promosi. Lewat surat penawaran, sebuah perusahaan dapat memperkenalkan produk atau jasanya kepada calon pelanggan.
• Alat pembentuk kerja sama. Dari surat penawaran sampai perjanjian bisnis, surat membantu menegaskan kesepakatan antarpihak.

Kalau kamu perhatikan, setiap jenis punya penekanan yang berbeda. Dalam urusan kantor, misalnya, fungsi surat dinas lebih condong ke pemberitahuan tugas resmi, sementara tujuan surat resmi lain seperti surat undangan lebih ke koordinasi acara.

Supaya fungsinya maksimal, kamu perlu tahu bahwa surat memiliki banyak jenis sesuai kebutuhannya. Secara garis besar, surat dibagi menjadi surat pribadi (nonformal) dan surat resmi (formal), tetapi bisa diklasifikasikan lebih rinci lagi seperti pada tabel jenis-jenis surat berikut.

Kalau kamu masih bingung membedakan setiap kategori, pelajari dulu ragam macam-macam surat agar tidak salah format saat menulis. Untuk memudahkan, tiga jenis paling umum berikut wajib kamu kuasai lebih dulu.

1. Surat Pribadi

Surat pribadi dibuat untuk kepentingan personal, misalnya korespondensi antarteman atau keluarga. Ciri khasnya, bahasa bebas dan santai, tanpa kop surat maupun nomor surat.

2. Surat Resmi dan Surat Dinas

Surat dinas biasanya digunakan untuk kepentingan tugas kedinasan oleh instansi tertentu, baik sipil maupun militer, dan memakai bahasa baku serta kop surat. Kenali dulu karakter surat resmi beserta ragam jenis-jenis surat resmi seperti surat keputusan, surat kuasa, dan surat pengantar sebelum membuatnya.

3. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha, seperti surat jual beli, kuitansi, dan surat penagihan. Fungsinya vital untuk membangun hubungan dagang dengan pihak luar.

Baca juga: Pengertian Surat dan Jenis-Jenisnya yang Perlu Dipahami.

Setelah paham fungsinya, langkah berikutnya adalah mengenali struktur surat, karena inilah yang membuat pesanmu tampil rapi dan profesional. Struktur surat resmi dan surat pribadi punya perbedaan mendasar, jadi pahami keduanya sebelum mempraktikkan cara membuat surat resmi yang benar.

Struktur Surat Resmi

1. Kop atau kepala surat (identitas dan logo instansi).
2. Nomor surat untuk keperluan pengarsipan.
3. Tanggal surat.
4. Lampiran, jika ada dokumen tambahan.
5. Hal atau perihal yang meringkas isi surat.
6. Alamat tujuan.
7. Salam pembuka.
8. Isi surat (alinea pembuka, inti, dan penutup).
9. Salam penutup.
10. Pengirim surat lengkap dengan nama, tanda tangan, jabatan, dan stempel.

Struktur Surat Pribadi

1. Tempat dan tanggal surat.
2. Nama serta alamat penerima.
3. Salam pembuka yang akrab.
4. Paragraf pembuka.
5. Isi surat sebagai inti pesan.
6. Penutup berisi harapan atau ucapan terima kasih.
7. Nama pengirim.

Untuk gambaran konkret penerapan struktur di atas, kamu bisa menelaah contoh surat resmi yang benar sebagai acuan.

Fungsi surat sudah dimanfaatkan manusia sejak ribuan tahun lalu. Sistem pos tertua tercatat muncul di Mesir sekitar 2000 SM, disusul Kekaisaran Persia pada masa Cyrus yang mengembangkan pengiriman pesan berkuda bernama sistem angariae, serta Tiongkok yang sudah memiliki layanan pos sejak Dinasti Chou.

Ketertiban pos internasional baru terwujud pada 1874, ketika Treaty of Bern melahirkan Universal Postal Union dan menyeragamkan tarif pengiriman lintas negara. Di Indonesia sendiri, jejak surat-menyurat sudah ada sejak era Majapahit dan Sriwijaya, kantor pos resmi pertama berdiri di Batavia pada 1746, jalan raya pos Anyer-Panarukan dibangun pada masa Daendels tahun 1809, dan tanggal 27 Desember kini diperingati sebagai Hari Bakti Postel.

Babak baru dimulai saat surat elektronik pertama dikirim pada 1971 oleh Ray Tomlinson, yang menjadi cikal bakal email modern. Merujuk data Universal Postal Union, surat pos masih menyumbang sekitar 40 persen pendapatan pos global dengan 313 miliar item yang dikirim sepanjang 2017, meski volume surat domestik kini setara dengan level tahun 1965 akibat pergeseran ke saluran elektronik.

Baca juga: bagaimana surat cetak mulai bergeser ke surat elektronik.

Memahami teori saja belum cukup; fungsi surat baru terasa nyata kalau kamu bisa menulisnya dengan tepat. Ikuti langkah praktis berikut supaya suratmu efektif sekaligus punya nilai bukti.

1. Tentukan jenis dan tujuan surat sejak awal supaya format serta bahasanya pas.
2. Sesuaikan gaya bahasa, yakni baku dan formal untuk surat resmi, lebih santai untuk surat pribadi.
3. Lengkapi semua bagian wajib sesuai jenis suratnya, jangan sampai ada yang terlewat.
4. Cantumkan nomor dan tanggal pada surat resmi agar mudah diarsipkan dan dilacak.
5. Periksa ulang nama dan alamat penerima sebelum surat dikirim.
6. Simpan salinan setiap surat penting sebagai bukti dan pengingat di kemudian hari.
7. Baca ulang isi surat untuk memastikan tidak ada salah ketik atau informasi yang keliru.

Begitu kamu memahami apa fungsi surat beserta jenis dan strukturnya, membuat surat untuk keperluan apa pun akan terasa jauh lebih mudah. Mulailah dari kebutuhanmu hari ini, pilih jenis surat yang tepat, lalu terapkan langkah-langkah di atas supaya pesanmu tersampaikan dengan jelas dan tetap memiliki kekuatan sebagai bukti tertulis.

Apa yang dimaksud dengan surat?

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pesan, atau pernyataan dari pengirim kepada penerima.

Apa fungsi utama surat?

Fungsi utama surat adalah sebagai sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lainnya.

Apa saja fungsi surat selain sebagai alat komunikasi?

Surat dapat berfungsi sebagai bukti tertulis, arsip, bukti historis, pedoman kerja, sarana promosi, dan pembentuk kerja sama.

Apa saja struktur surat resmi?

Struktur surat resmi meliputi kop surat, nomor, tanggal, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam, isi, penutup, serta identitas pengirim.