Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan Musnahkan Ribuan Arsip Fisik Substantif

Liputan6.com, Medan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan musnahkan arsip fisik substantif keimigrasian Tahun Anggaran 2023 yang dilaksanakan secara simbolis. Ini merupakan langkah penting dalam upaya mewujudkan tata kelola kearsipan yang efektif dan efisien.

Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian, Adithia Perdana mengatakan, pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari komitmen Imigrasi Medan untuk meningkatkan kualitas layanan dan mematuhi standar tata kelola kearsipan yang berlaku.

"Pemusnahan arsip fisik substantif keimigrasian dilakukan dengan cermat dan transparan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan," kata Adithia, Kamis (5/10/2023).

Diterangkannya, kegiatan ini merupakan tindakan rutin yang dilakukan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data-data yang sudah tidak relevan atau tidak diperlukan lagi.

"Pemusnahan arsip ini juga merupakan langkah preventif untuk menghindari potensi penyalahgunaan data pribadi," terangnya.

2 dari 4 halaman

Penyusutan Arsip Melalui Penghapusan

Berkas Dokumen Arsip File — Ilustrasi Foto Berkas atau Dokumen. (iStockphoto)

Dijelaskan Adithia Perdana, terbatasnya kapasitas ruang penyimpanan arsip yang ada mendorong pihaknya untuk segera melakukan kegiatan penyusutan arsip melalui penghapusan arsip, terutama bagi arsip yang sudah tidak lagi memiliki nilai guna dan tidak terkait masalah hukum, serta telah terdigitalisasi dengan baik.

"Kami sangat berkomitmen untuk menjaga integritas dan keamanan data-data yang kami miliki," jelasnya.

Pemusnahan arsip fisik substantif ini adalah salah satu langkah konkret dalam memastikan bahwa Imigrasi Medan selalu mengikuti praktik tata kelola kearsipan yang terbaik.

"Hal itu sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 54 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 35 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM RI," Adithia menuturkan.

3 dari 4 halaman

Sangat Penting Dilaksanakan

Dalam proses pemusnahan arsip fisik substantif keimigrasian ini, turut disaksikan oleh Kepala Divisi Keimigrasian Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara, Yan Wely Wiguna.

Dalam sambutannya, Yan Wely Wiguna mengatakan, kegiatan pemusnahan arsip fisik keimigrasian ini sangat penting dilaksanakan untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang efektif dan efisien.

Dirinya berharap Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan dapat terus melaksanakan pemusnahan arsip sesuai jadwal retensi arsip.

"Juga sesuai prosedur penyusutan arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM," ucapnya.

4 dari 4 halaman

Musnahkan Puluhan Ribu Berkas

Dalam kegiatan tersebut juga dilakukan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip sebanyak 95.480 berkas dan disaksikan oleh Kabid Perizinan dan Informasi Kanwil Kemenkumham Sumut, Imam Santoso.

Kemudian saksi dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI yang diwakilkan Arsiparis Ahli Muda, Dedi Syahputra, serta Arsiparis Ahli Pertama, Agung Darmawan. Kemudian Arsiparis Ahli Muda Kanwil Kemenkumham Sumut, Evy Sofia Manurung, dan juga Arsiparis Ahli Pertama, Devi Simamora.

Dengan pemusnahan arsip fisik substantif keimigrasian yang rutin dilakukan, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan semakin siap menghadapi tantangan dalam era digitalisasi dan memastikan data-data yang dimiliki tetap aman dan terjaga dengan baik.