Cara dan Alur Penyetaraan Ijazah Luar Negeri, Ini Tahapan dan Persyaratannya

Liputan6.com, Jakarta - Ijazah merupakan dokumen penting yang menjadi bukti bahwa seseorang telah menyelesaikan pendidikan pada jenjang tertentu di sebuah lembaga pendidikan. Tapi dokumen ini bukan sekadar untuk bukti seseorang pernah menempuh pendidikan saja. Ijazah juga digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, hingga memenuhi persyaratan administratif lainnya.

Bagi masyarakat Indonesia yang menyelesaikan pendidikan tinggi di luar negeri, terdapat prosedur khusus yang perlu diketahui ketika ingin menggunakan kualifikasi pendidikannya di Indonesia. Salah satunya melalui penyetaraan ijazah luar negeri yang diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi (Kemdiktisaintek). Berikut informasi bagaimana cara penyetaraan ijazah luar negeri, mulai dari syarat hingga alurnya.

Ijazah merupakan dokumen resmi yang diberikan oleh lembaga pendidikan kepada peserta didik atau mahasiswa setelah menyelesaikan program pendidikan sesuai ketentuan yang berlaku. Di dalamnya memuat informasi mengenai identitas lulusan, institusi pendidikan, program atau jenjang pendidikan, serta kualifikasi yang berhasil diperoleh.

Setiap negara memiliki sistem pendidikan tinggi dengan karakteristik berbeda. Perbedaan tersebut dapat terlihat dari penamaan gelar, jenjang pendidikan, durasi perkuliahan, jumlah kredit akademik, hingga kurikulum yang diterapkan perguruan tinggi.

Karena itu, lulusan perguruan tinggi luar negeri dapat mengajukan penyetaraan ijazah untuk memperoleh penetapan kesetaraan kualifikasi pendidikannya dengan jenjang pendidikan tinggi di Indonesia.

Penyetaraan ini dilakukan melalui layanan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri (PILN). Hasil akhirnya berupa keputusan mengenai kesetaraan ijazah yang diterbitkan oleh kementerian terkait.

Sebelum mengajukan permohonan persyaratan untuk menyetarakan ijazah luar negeri, Anda harus mempersiapkan sejumlah dokumen. Kelengkapan administrasi ini menjadi bagian penting agar proses pengajuan dapat berjalan sesuai prosedur.

Berdasarkan laman PILN Kemdiktisaintek, beberapa dokumen dan ketentuan yang perlu diperhatikan meliputi:

1. Perguruan tinggi dan program studi: Institusi pendidikan tinggi serta program studi yang ditempuh harus terakreditasi atau diakui oleh pemerintah negara setempat.
2. Ijazah dan transkrip nilai: Pemohon perlu menyiapkan ijazah asli dan transkrip nilai asli dari perguruan tinggi luar negeri.
3. Ijazah pendidikan sebelumnya: Ijazah asli dari program atau jenjang pendidikan sebelumnya juga perlu disiapkan.
4. Dokumen terjemahan: Apabila ijazah dan transkrip nilai tidak menggunakan bahasa Indonesia atau Inggris, dokumen tersebut wajib diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah.
5. Foto formal: Pemohon perlu menyediakan foto formal dengan latar belakang berwarna merah.
6. Persyaratan tambahan: Dokumen lain dapat diminta apabila terdapat kebutuhan khusus sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh direktur jenderal.

Sebaiknya seluruh dokumen dipersiapkan dalam format digital dengan kualitas pemindaian yang jelas dan mudah dibaca. Perhatikan pula ketentuan ukuran serta format berkas yang tersedia pada sistem saat pengajuan.

Penyetaraan ijazah luar negeri dilakukan secara daring melalui situs resmi PILN. Proses penyetaraan ijazah luar negeri terdiri dari beberapa tahapan, yaitu:

1. Membuat Akun pada Sistem PILN

Tahap pertama adalah membuat akun melalui situs resmi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri.

Pemohon perlu melakukan registrasi untuk mendapatkan akun yang digunakan dalam mengakses layanan. Setelah proses pendaftaran selesai, pemohon dapat masuk menggunakan informasi akun yang telah dibuat.

Pastikan data diri yang dimasukkan sesuai dengan dokumen identitas. Akun tersebut nantinya digunakan untuk mengisi formulir, mengunggah dokumen, dan memantau perkembangan permohonan.

2. Memeriksa Data Perguruan Tinggi dan Program Studi

Setelah memiliki akun, pemohon melanjutkan proses dengan memeriksa data perguruan tinggi dan program studi tempat menempuh pendidikan.

Tahap ini penting karena informasi mengenai institusi dan bidang studi menjadi bagian dari pengajuan penyetaraan. Pemohon perlu memastikan bahwa data yang dipilih sesuai dengan informasi pada dokumen akademik.

Apabila data yang dibutuhkan belum tersedia, pemohon dapat mengikuti ketentuan pengajuan penambahan data yang disediakan dalam sistem PILN.

3. Mengunggah Dokumen Persyaratan

Tahap berikutnya adalah mengunggah dokumen yang telah dipersiapkan ke dalam sistem. Pemohon perlu mengisi formulir yang tersedia dan memasukkan informasi akademik sesuai dokumen pendukung.

Pastikan setiap berkas ditempatkan pada kolom yang sesuai. Periksa kembali kualitas hasil pemindaian agar tulisan, identitas, dan informasi akademik dapat terbaca dengan jelas.

Kelengkapan dokumen perlu diperhatikan karena berkas yang belum memenuhi ketentuan dapat menyebabkan proses pengajuan tertunda. Oleh sebab itu, sebaiknya pemohon tidak terburu-buru menyelesaikan pengiriman sebelum seluruh informasi diperiksa.

4. Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen

Setelah dokumen dikirimkan, permohonan memasuki tahapan pemeriksaan administrasi oleh pihak terkait.

Pada tahap ini, kelengkapan berkas menjadi perhatian utama sebelum permohonan diteruskan ke proses penilaian. Apabila masih terdapat dokumen atau informasi yang perlu dilengkapi, pemohon dapat diminta melakukan perbaikan sesuai keterangan yang diberikan melalui sistem.

Estimasi waktu untuk proses ini sekitar 5 hari kerja. Pemohon sebaiknya memantau akun secara berkala agar dapat segera menindaklanjuti apabila terdapat permintaan tambahan.

5. Penilaian Substansi

Jika persyaratan administrasi telah terpenuhi, permohonan dilanjutkan ke tahap penilaian substansi oleh tim penilai.

Penilaian ini berkaitan dengan kesesuaian kualifikasi pendidikan yang diperoleh di perguruan tinggi luar negeri dengan jenjang pendidikan tinggi di Indonesia. Aspek akademik seperti sistem pendidikan, kurikulum, jumlah kredit, dan karakteristik program studi dapat menjadi bagian dari pertimbangan.

Tahap penilaian substansi memiliki estimasi waktu sekitar 3 hari kerja.

6. Validasi Usulan

Setelah proses penilaian selesai, permohonan memasuki tahap validasi. Tahapan ini dilakukan untuk memastikan hasil penilaian dapat dilanjutkan sesuai mekanisme pelayanan yang berlaku. Proses validasi usulan diperkirakan membutuhkan waktu sekitar 7 hari kerja.

Pemohon tidak perlu mengirimkan ulang seluruh permohonan apabila tidak terdapat instruksi tambahan. Cukup pantau perkembangan pengajuan melalui akun yang telah terdaftar.

7. Penerbitan Surat Keputusan

Tahap terakhir adalah penerbitan Surat Keputusan (SK) penyetaraan ijazah. Apabila seluruh tahapan telah selesai dan permohonan memperoleh hasil yang memenuhi ketentuan, SK akan diterbitkan melalui sistem pelayanan.

Dokumen tersebut menjadi hasil resmi dari proses penyetaraan ijazah luar negeri. Pemohon dapat mengikuti petunjuk pada akun PILN untuk memperoleh atau mengunduh dokumen yang telah diterbitkan.

Estimasi waktu sekitar 7 hari kerja untuk tahap penerbitan SK.

Lama proses penyetaraan ijazah bergantung pada tahapan pelayanan dan kelengkapan informasi yang diberikan pemohon. Berdasarkan bagan PILN, terdapat empat tahapan pelayanan yang memiliki estimasi waktu tersendiri.

Angka tersebut merupakan penjumlahan estimasi waktu setiap tahapan. Waktu respons pemohon terhadap permintaan perbaikan atau penundaan tidak termasuk dalam perhitungan tersebut.

Dengan demikian, pemohon perlu memperhatikan kelengkapan dokumen sejak awal agar proses pengajuan dapat berjalan lebih lancar.

Layanan penyetaraan ijazah luar negeri melalui portal PILN tidak dipungut biaya atau gratis. Informasi tersebut tercantum secara langsung pada halaman utama layanan resmi Kemdiktisaintek.

Karena itu, pemohon perlu berhati-hati apabila menemukan pihak yang menawarkan jasa penyetaraan dengan mengatasnamakan kementerian dan meminta pembayaran untuk proses layanan resmi tersebut.

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, pemohon dapat mengakses situs PILN atau menghubungi Pusat Panggilan ULT Diktisaintek melalui nomor 021-126.

Apakah semua ijazah luar negeri bisa disetarakan?

Tidak semua ijazah otomatis memperoleh hasil kesetaraan yang sama. Perguruan tinggi dan program studi perlu memenuhi ketentuan pengakuan atau akreditasi di negara asal, sedangkan hasil kesetaraan ditentukan berdasarkan proses penilaian yang berlaku.

Apakah penyetaraan ijazah luar negeri dilakukan secara online?

Ya. Pengajuan dilakukan secara daring melalui situs resmi PILN Kemdiktisaintek, mulai dari pembuatan akun, pengisian formulir, hingga pengunggahan dokumen persyaratan.

Apakah penyetaraan ijazah luar negeri dikenakan biaya?

Tidak. Layanan penyetaraan ijazah luar negeri yang diselenggarakan melalui PILN tidak dipungut biaya.

Apa hasil akhir dari proses penyetaraan ijazah?

Hasil akhirnya berupa Surat Keputusan (SK) penyetaraan ijazah yang memuat keputusan mengenai kesetaraan kualifikasi pendidikan luar negeri dengan jenjang pendidikan tinggi di Indonesia.

Apakah lama penyetaraan ijazah selalu 22 hari kerja?

Tidak selalu. Angka 22 hari kerja merupakan total estimasi dari tahapan pelayanan yang tercantum dalam bagan PILN. Waktu penyelesaian dapat dipengaruhi oleh kelengkapan dokumen dan tindak lanjut pemohon apabila terdapat permintaan perbaikan.