7 Cara Orang Cerdas Menentukan Prioritas ketika Semua Pekerjaan Terasa Mendesak

Liputan6.com, Jakarta - Setiap orang tentu pernah berada dalam situasi ketika banyak pekerjaan harus diselesaikan dalam waktu bersamaan. Mulai dari tugas kantor yang belum selesai, pesan yang terus berdatangan, tanggung jawab keluarga, hingga berbagai urusan pribadi yang tidak bisa ditunda. Kondisi tersebut terkadang membuat seseorang merasa harus mengerjakan semuanya sekaligus.

Namun, semakin banyak pekerjaan yang diselesaikan bukan berarti semuanya sudah dikerjakan dengan baik. Ada kalanya seseorang justru menghabiskan banyak waktu untuk hal-hal kecil, sementara pekerjaan yang sebenarnya lebih penting terus tertunda. Akibatnya, waktu terasa semakin sempit dan pikiran sulit beristirahat.

Dalam psikologi, kemampuan menentukan prioritas berkaitan dengan pengambilan keputusan, pengelolaan perhatian, dan pengaturan tujuan. Orang yang mampu mengelola berbagai tanggung jawab biasanya tidak hanya mempertimbangkan pekerjaan mana yang harus diselesaikan lebih dahulu, tetapi juga memahami mana yang memberikan dampak paling besar.

Penelitian yang diterbitkan dalam jurnal PLOS ONE pada 2021 berjudul Does Time Management Work? A Meta-Analysis menemukan bahwa pengelolaan waktu memiliki hubungan positif dengan kinerja pekerjaan, pencapaian akademis, dan kesejahteraan. Pengelolaan waktu juga berkaitan dengan tingkat tekanan psikologis yang lebih rendah. Lantas bagaimana cara orang cerdas menentukan prioritas ketika semua pekerjaan terasa mendesak? Melansir dari berbagai sumber, Sabtu (7/11/2026), simak ulasan informasinya berikut ini.

Salah satu cara orang cerdas menentukan prioritas adalah tidak langsung mengerjakan semua hal yang terlihat mendesak. Mereka berusaha memahami terlebih dahulu pekerjaan mana yang membutuhkan perhatian segera dan mana yang sebenarnya masih bisa dijadwalkan.

Misalnya, menyelesaikan laporan yang harus dikumpulkan hari ini tentu berbeda dengan membalas pesan yang tidak membutuhkan jawaban segera. Keduanya mungkin sama-sama muncul sebagai tanggung jawab, tetapi tingkat kepentingannya tidak selalu setara.

Salah satu cara yang bisa digunakan adalah membagi pekerjaan berdasarkan dua pertimbangan, yaitu tingkat kepentingan dan urgensinya. Pekerjaan yang penting sekaligus mendesak perlu segera diselesaikan. Sementara itu, pekerjaan penting yang belum memiliki tenggat waktu dekat sebaiknya tetap dijadwalkan agar tidak berubah menjadi masalah di kemudian hari.

Penelitian dalam Future Healthcare Journal yang membahas faktor-faktor penentu prioritas pekerjaan menemukan bahwa seseorang mempertimbangkan beberapa hal ketika memilih tugas, termasuk durasi, urgensi, kepentingan, dan hasil yang diharapkan. Artinya, menentukan prioritas membutuhkan pertimbangan yang lebih luas daripada sekadar melihat pekerjaan yang paling cepat meminta perhatian.

Dengan membedakan kedua hal tersebut, seseorang dapat mengurangi kebiasaan menghabiskan waktu untuk pekerjaan yang sebenarnya tidak terlalu penting.

Ketika memiliki banyak tanggung jawab, seseorang terkadang membuat daftar pekerjaan yang sangat panjang. Namun, melihat terlalu banyak tugas sekaligus justru bisa membuat seseorang kesulitan menentukan langkah pertama.

Orang yang mampu mengatur prioritas biasanya berusaha menentukan beberapa pekerjaan utama yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Mereka tidak harus menyelesaikan seluruh daftar dalam satu waktu, melainkan memilih tugas yang paling berpengaruh terhadap tujuan yang ingin dicapai.

Sebagai contoh, ketika memiliki lima pekerjaan berbeda, seseorang dapat memilih dua atau tiga tugas yang paling penting untuk diselesaikan hari itu. Pekerjaan lainnya bisa dijadwalkan kembali sesuai dengan tenggat waktu dan tingkat kepentingannya.

Cara ini membantu seseorang memiliki arah yang lebih jelas. Selain itu, menyelesaikan pekerjaan utama secara bertahap juga dapat memberikan gambaran mengenai perkembangan tanggung jawab yang sedang dikerjakan.

Penelitian dalam jurnal Applied Ergonomics pada 2024 berjudul Priority Influences Task Selection Decisions in Multi-Task Management menemukan bahwa instruksi untuk memprioritaskan tugas tertentu dapat meningkatkan kemungkinan seseorang memilih tugas tersebut ketika menghadapi beberapa pekerjaan yang saling bersaing.

Temuan ini menunjukkan bahwa menentukan prioritas secara jelas dapat membantu mengarahkan perhatian ketika banyak hal membutuhkan respons dalam waktu bersamaan.

Kebiasaan berikutnya adalah memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab. Hal ini penting karena tidak semua pekerjaan memiliki tingkat kesulitan dan durasi pengerjaan yang sama.

Misalnya, membalas beberapa pesan mungkin hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Namun, menyusun laporan, mengerjakan proyek, atau menyelesaikan tugas yang membutuhkan banyak pertimbangan tentu memerlukan waktu lebih panjang.

Dengan memperkirakan durasi pekerjaan, seseorang dapat membuat jadwal yang lebih realistis. Mereka juga bisa menghindari kebiasaan memasukkan terlalu banyak aktivitas ke dalam satu hari tanpa mempertimbangkan kemampuan dan waktu yang tersedia.

American Psychological Society (APS) melalui panduan pengelolaan stres di tempat kerja menyarankan agar seseorang menentukan waktu yang realistis untuk menyelesaikan pekerjaan utama. Perencanaan tersebut juga perlu mempertimbangkan kemungkinan suatu pekerjaan membutuhkan waktu lebih lama daripada perkiraan awal.

Karena itu, sebaiknya jangan memenuhi seluruh jadwal dengan pekerjaan tanpa menyediakan waktu cadangan. Berikan ruang untuk menghadapi perubahan atau tanggung jawab mendadak yang mungkin muncul.

Ketika banyak pekerjaan menumpuk, seseorang mungkin tergoda untuk mengerjakan beberapa hal sekaligus. Misalnya, menyusun laporan sambil membalas pesan, membuka banyak tab pekerjaan, atau mengikuti rapat sambil menyelesaikan tugas lainnya.

Padahal, kebiasaan berpindah-pindah perhatian dapat membuat seseorang lebih sulit mempertahankan fokus. Setiap kali beralih dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, seseorang perlu kembali memahami informasi dan menyesuaikan perhatian dengan tugas yang sedang dikerjakan.

Orang yang mampu menentukan prioritas biasanya berusaha menyelesaikan pekerjaan berdasarkan urutan yang sudah dibuat. Ketika sedang mengerjakan tugas utama, mereka mengurangi gangguan yang tidak diperlukan agar perhatian tidak terus terpecah.

Penelitian yang diterbitkan dalam Academy of Management Annals pada 2020 berjudul Interruptions and Task Transitions: Understanding Their Characteristics, Processes, and Consequences menjelaskan bahwa gangguan dan perpindahan tugas memiliki konsekuensi terhadap proses kognitif, emosi, serta kinerja seseorang.

Karena itu, cobalah mengatur waktu khusus untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Matikan notifikasi yang tidak penting, tutup aplikasi yang tidak sedang digunakan, dan hindari berpindah tugas hanya karena muncul pekerjaan lain yang terlihat lebih menarik.

Orang yang cerdas dalam mengatur prioritas tidak hanya mengetahui pekerjaan yang harus diselesaikan, tetapi juga memikirkan bagaimana cara memulainya.

Mereka biasanya membuat rencana sederhana mengenai langkah-langkah yang perlu dilakukan. Misalnya, menentukan pekerjaan yang akan dimulai pada pagi hari, menyiapkan bahan yang dibutuhkan, dan menetapkan waktu untuk menyelesaikan setiap bagian.

Cara ini membantu mengurangi kebingungan ketika harus menghadapi banyak tanggung jawab. Seseorang tidak perlu terus-menerus memikirkan apa yang harus dilakukan berikutnya karena sudah memiliki gambaran mengenai langkah yang perlu diambil.

Dalam psikologi, terdapat konsep implementation intentions, yaitu perencanaan tindakan menggunakan pola jika-maka. Contohnya, jika sudah menyelesaikan pekerjaan utama, maka seseorang akan melanjutkan tugas berikutnya yang telah dijadwalkan.

Kajian dalam Annual Review of Psychology tahun 2025 berjudul Psychology of Planning menjelaskan bahwa perencanaan dengan pola jika-maka dapat membantu pengendalian perhatian, pengambilan keputusan, dan pelaksanaan tujuan.

Dengan demikian, membuat rencana bukan hanya membantu mengatur waktu, tetapi juga memberikan arahan yang lebih jelas ketika seseorang mulai mengerjakan sesuatu.

Tidak semua pekerjaan harus diselesaikan sendiri. Ketika tanggung jawab semakin banyak, seseorang perlu memahami batas kemampuan dan waktu yang dimiliki.

Orang yang mampu menentukan prioritas biasanya tidak langsung menerima setiap permintaan tambahan. Mereka mempertimbangkan apakah pekerjaan tersebut memang menjadi tanggung jawabnya, seberapa penting tugas tersebut, serta apakah masih memiliki waktu untuk menyelesaikannya.

Jika seluruh pekerjaan diterima tanpa pertimbangan, tanggung jawab yang sudah ada bisa semakin terbengkalai. Karena itu, belajar mengatakan tidak secara sopan merupakan salah satu keterampilan yang penting dalam mengelola pekerjaan.

Selain itu, meminta bantuan atau mendelegasikan tugas juga bisa menjadi pilihan ketika pekerjaan memungkinkan untuk dibagi dengan orang lain. Cara ini bukan berarti menghindari tanggung jawab, melainkan berusaha menggunakan waktu dan tenaga secara lebih efektif.

Australian Psychological Society menyebutkan bahwa keterampilan pengelolaan waktu di tempat kerja mencakup kemampuan menolak permintaan yang berada di luar tanggung jawab utama, mendelegasikan pekerjaan jika memungkinkan, serta mencari dukungan dari rekan kerja.

Dengan memahami batas diri, seseorang dapat memberikan perhatian lebih besar pada pekerjaan yang memang membutuhkan keterlibatannya.

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah mengevaluasi pekerjaan yang sudah dilakukan. Orang yang mampu mengatur prioritas tidak hanya berfokus pada banyaknya tugas yang berhasil diselesaikan, tetapi juga melihat apakah waktu yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, setelah menyelesaikan pekerjaan utama, seseorang dapat memeriksa kembali tugas yang masih tertunda. Jika ada pekerjaan yang belum selesai, tentukan apakah perlu dilanjutkan pada hari yang sama atau dijadwalkan kembali.

Evaluasi tersebut membantu seseorang memahami kebiasaan kerjanya sendiri. Mereka bisa mengetahui pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih lama, gangguan yang sering muncul, hingga aktivitas yang sebenarnya dapat dikurangi.

Namun, mengatur prioritas bukan berarti harus terus bekerja tanpa jeda. Waktu untuk beristirahat tetap diperlukan agar seseorang memiliki kesempatan memulihkan tenaga dan mempertahankan konsentrasi.

Australian Psychological Society juga memasukkan jeda singkat secara berkala sebagai salah satu langkah untuk membantu mengelola stres di tempat kerja.

Dengan mengevaluasi pekerjaan dan menyediakan waktu istirahat, seseorang dapat menjalani tanggung jawab secara lebih teratur tanpa harus memaksakan diri menyelesaikan semuanya sekaligus.

1. Bagaimana cara menentukan prioritas ketika semua pekerjaan terasa mendesak?

Mulailah dengan membedakan pekerjaan berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Dahulukan tugas yang memiliki tenggat waktu dekat dan dampak besar, kemudian jadwalkan pekerjaan lain yang masih bisa ditunda.

2. Mengapa menentukan prioritas pekerjaan itu penting?

Menentukan prioritas membantu seseorang menggunakan waktu dan tenaga secara lebih efektif. Selain itu, kebiasaan ini dapat mengurangi kebingungan, membantu menjaga fokus, dan membuat pekerjaan lebih terarah.

3. Apa yang harus dilakukan ketika terlalu banyak pekerjaan menumpuk?

Buat daftar seluruh pekerjaan, tentukan tugas yang paling penting, kemudian pecah pekerjaan besar menjadi beberapa langkah kecil. Kerjakan satu per satu agar tidak merasa terbebani oleh banyaknya tanggung jawab.

4. Apakah mengerjakan banyak pekerjaan sekaligus lebih produktif?

Tidak selalu. Berpindah-pindah perhatian dapat mengganggu konsentrasi dan membuat seseorang membutuhkan waktu untuk kembali memahami pekerjaan sebelumnya. Menyelesaikan satu tugas secara fokus sering kali lebih efektif.

5. Bagaimana cara agar tidak mudah kewalahan saat bekerja?

Buat jadwal yang realistis, kurangi gangguan yang tidak diperlukan, berikan jeda istirahat, dan jangan ragu meminta bantuan jika pekerjaan sudah melebihi kemampuan atau waktu yang tersedia.