Panduan Lengkap Membuat Life Admin Day yang Efektif untuk Atasi Tumpukan Urusan Tertunda

Liputan6.com, Jakarta - Banyak orang merasa kewalahan dengan tumpukan tugas-tugas kecil yang terus menumpuk, mulai dari membayar tagihan, membuat janji temu, hingga membalas email penting. Untuk mengatasi hal ini, konsep “Life Admin Day” hadir sebagai solusi. Penelitian dan para ahli dari luar negeri menunjukkan bahwa mengalokasikan waktu khusus untuk membereskan urusan administratif pribadi dapat secara signifikan mengurangi stres, meningkatkan produktivitas, dan memberikan rasa kontrol atas hidup.

“Life Admin Day adalah hari pribadi di mana Anda fokus pada semua tugas yang perlu Anda lakukan yang selama ini Anda tunda,” demikian penjelasan dari Do Good Paper Co. Konsep ini serupa dengan "anti-procrastination day" atau hari anti-penundaan, di mana seseorang sengaja menyisihkan satu hari atau beberapa jam untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif rumah tangga dan pribadi yang sering dihindari.

Metode ini dianggap sangat membantu dalam menyelesaikan berbagai hal. Banyak urusan yang cenderung ditunda dapat diatasi secara efektif melalui hari administrasi kehidupan.

Praktik "Life Admin Day" menawarkan beberapa manfaat penting. Salah satunya adalah mengurangi "analysis paralysis", yaitu kondisi di mana seseorang merasa lumpuh dan tidak tahu harus memulai dari mana karena daftar tugas yang terlalu banyak dan tidak terorganisir. Dengan adanya hari khusus ini, siklus penundaan dapat dipecah.

Selain itu, mengelola tugas administratif dalam satu waktu memungkinkan peningkatan fokus pada pekerjaan atau prioritas lain selama sisa minggu, tanpa terganggu oleh kekhawatiran akan tugas yang belum terselesaikan. Praktik ini juga mencegah penumpukan masalah, sebab tugas-tugas kecil yang diabaikan berpotensi berkembang menjadi isu yang lebih besar.

Tidak semua jam kerja memiliki tingkat energi yang sama. Dengan menjadwalkan tugas administratif pada waktu yang tepat, seseorang dapat mengelola tingkat energi secara lebih baik, sehingga memiliki waktu untuk aktivitas personal lainnya. Beban administrasi kehidupan yang signifikan, terutama bagi mereka dengan sumber daya terbatas, juga dapat menguras energi mental; "Life Admin Day" membantu meringankan beban tersebut.

Langkah awal dalam membuat "Life Admin Day" adalah melakukan "brain dump" untuk mengeluarkan semua tugas dari pikiran. “Ambil sesuatu untuk menulis (seperti buku catatan yang lucu) dan mulailah membuat daftar semua yang perlu Anda selesaikan,” saran Do Good Paper Co. Proses ini mencakup semua aspek kehidupan, seperti siapa yang perlu dihubungi, apa yang perlu dibersihkan, atau janji temu yang harus dibuat. Daftar tugas dapat dibuat secara fisik maupun digital.

Setelah daftar lengkap, tugas-tugas perlu dikategorikan dan diprioritaskan. Jika terdapat tema yang sama pada beberapa tugas, seperti tugas digital, janji temu, atau email, disarankan untuk mengelompokkannya. “Tidak ada gunanya keluar rumah untuk satu tugas ketika Anda bisa melakukan semuanya,” jelas Kiran Singh. Prioritaskan tugas berdasarkan tenggat waktu atau tingkat kepentingannya, dan pertimbangkan untuk memulai dengan tugas yang lebih besar atau sulit di awal hari saat energi masih tinggi, sebuah konsep yang dikenal sebagai "eat the frog".

Selanjutnya, tentukan jadwal "Life Admin Day" Anda, apakah mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Perlakukan waktu ini layaknya janji temu penting lainnya di kalender. “Blokir waktu di kalender Anda untuk tugas-tugas solo,” saran Producing Paradise, baik itu untuk mengerjakan blog, menulis, berolahraga, atau bersantai, hal ini membantu memprioritaskan apa yang dihargai. Claudine Hopgood, seorang administrator di Volkswagen Group UK, menyarankan untuk menjadwalkan 80% dari hari dan menyisakan 20% untuk gangguan tak terduga. Beberapa orang bahkan mengambil cuti kerja khusus untuk "Life Admin Day" mereka.

Saat "Life Admin Day" tiba, fokus penuh sangat dibutuhkan dengan meminimalkan gangguan. “Singkirkan ponsel Anda! Hal terakhir yang Anda butuhkan selama hari administrasi kehidupan adalah menggulir Instagram sepanjang hari dan kemudian menyadari bahwa Anda tidak melakukan apa-apa,” tegas Kiran Singh. Terapkan teknik "task batching" dengan mengelompokkan tugas-tugas serupa dan gunakan "aturan 2 menit" untuk tugas cepat yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Penting juga untuk tidak melupakan istirahat.

Setelah menyelesaikan tugas-tugas, berikan penghargaan kepada diri sendiri. Lakukan tinjauan kembali untuk mengevaluasi apa yang berhasil dan apa yang tidak, lalu sesuaikan pendekatan untuk "Life Admin Day" berikutnya.

Berbagai jenis tugas dapat dimasukkan dalam "Life Admin Day". Untuk urusan digital, ini bisa mencakup membalas email, membersihkan kotak masuk, berhenti berlangganan email yang tidak relevan, memindahkan foto dari ponsel, atau mengatur album digital. Janji temu dapat berupa menjadwalkan kunjungan ke dokter, dokter gigi, salon, perawatan mobil, atau dokter hewan. Urusan keuangan meliputi membayar tagihan, meninjau langganan, dan memperbarui informasi pribadi di bank atau kartu kredit. Tugas rumah tangga bisa berupa membersihkan rumah secara mendalam, mencuci seprai, mengatur lemari, atau melakukan perbaikan kecil.

Tugas di luar rumah seperti berbelanja, mengurus pengembalian barang, atau pergi ke kantor pos juga dapat dijadwalkan. Untuk dokumen, Anda bisa mengisi formulir, memperbarui asuransi, paspor, atau SIM. Sementara itu, perencanaan dapat mencakup menulis kartu ulang tahun atau ucapan terima kasih, serta merencanakan acara atau perjalanan mendatang.

Beberapa tips tambahan dari para ahli meliputi konsep "Forcing Parties", di mana tugas administratif dilakukan bersama teman-teman untuk membuatnya lebih menyenangkan dan mendapatkan wawasan baru. Ada pula pendekatan Eropa yang menerapkan pemeliharaan kecil dan konsisten dalam rutinitas harian, alih-alih blok waktu yang besar. Penting juga untuk diingat bahwa istirahat sama vitalnya dengan waktu produktif, karena istirahat memungkinkan Anda memiliki energi untuk tugas-tugas lainnya.