Simak Tips Mengurangi Ukuran Dokumen Ms Word, Salah Satunya Kompres Size Foto

Liputan6.com, Jakarta - Ukuran file Microsoft Word yang terlalu besar tidak dimungkiri dapat menyebabkan penyimpanan menjadi lekas penuh.

Bahkan tidak jarang, dalam beberapa kasus anak kuliah, ukuran file Microsoft Word yang terlalu besar seringkali menyulitkan saat akan mengunggahnya untuk dikumpulkan kepada dosen.

Keadaan tersebut membuat pengguna bekerja lebih ekstra untuk mengompres atau mengecilkan ukuran file. Tidak jarang pula beberapa orang masih kebingungan dalam mengompres ukuran file mereka yang terlalu besar.

Sebenarnya ada beberapa cara untuk melakukannya, mulai dari mengompresnya melalui situs web yang biasanya gratis, atau melalui aplikasi.

Namun, jika mengompres melalui aplikasi, tentu saja itu hanya akan membuat penyimpanan perangkat semakin penuh, kan? Sebab, harus menginstal terlebih dahulu aplikasinya, dan tentu saja ini juga memerlukan ruang penyimpanan pada perangkat.

Ada berbagai pilihan yang dapat kanu coba untuk mengatasi ukuran file yang berlebihan. Untuk itu, berikut kami rangkum sejumlah cara untuk memperkecil ukuran file dokumen Ms Word secara praktis dan mudah.

Mengompres gambar yang terdapat dalam file

Menggunakan gambar berukuran kecil, sangat berpengaruh pula pada ukuran file Ms Word yang lebih kecil. Namun, jika kamu tidak memiliki gambar berukuran minim, kamu bisa mengompres gambar terlebih dahulu.

Caranya, kamu cukup klik gambar kemudian klik tab Picture Tools Format atau Picture Format pada Ribbon. Selanjutnya, klik Compress Pictures di Adjusment. Dengan begitu, sebuah kotak dialog akan muncul.

Pilih opsi untuk diterapkan pada gambar saat ini atau hapus centang pada opsi untuk diterapkan ke semua gambar. Kemudian, pilih opsi untuk menghapus area gambar yang ingin dipotong (opsional). Setelah itu pilih resolusi dan klik OK.

2 dari 4 halaman

Menyisipkan Gambar Dapat Mengurangi Kelebihan Ukuran pada File Ms Word

Ilustrasi mengetik, menulis sebuah text. (Photo by Super Snapper on Unsplash)

Menyalin dan menempel gambar dari file lain ke file yang sedang kamu kerjakan memang terasa lebih mudah dan cepat. Namun, akan lebih baik jika kamu menyisipkan gambar saja ke file kamu.

Menyalin dan menempel gambar dari file lain akan mengakibatkan perubahan kompresi pada gambar. Selain itu, jenis file juga bisa saja berubah.

Melakukan hal ini juga berpotensi membawa data lain yang dapat memperbesar ukuran file. Lagipula, menyisipkan gambar juga tidak begitu sulit, kamu hanya perlu klik tab Insert dan klik Picture.

Dari situ, sebuah kotak dialog akan muncul. Selanjutnya, kamu tinggal mengarahkan ke lokasi gambar yang ingin kamu sisipkan. Kemudian klik gambar dan klik Insert, atau bisa juga klik dua kali pada gambar.

3 dari 4 halaman

Gunakan File Gambar yang Lebih Kecil

Mengetik dengan Posisi Berdiri — Ilustrasi Mengetik (pexels.com/cottonbro)

Solusi lain agar file Ms Word kamu berukuran kecil adalah dengan memilih gambar yang berukuran kecil pula. Meskipun ada solusi untuk mengecilkan ukuran gambar, tetapi ada baiknya memilih gambar yang sudah berukuran kecil.

Jika kamu menyisipkan gambar dari ponsel yang dipotret dengan resolusi tinggi, dokumen yang dihasilkan juga akan berukuran besar. Langkah yang dapat kamu lakukan adalah membuat, menyimpan, atau mengirim gambar dengan resolusi yang lebih rendah.

Kamu juga dapat membuka gambar dalam program pengeditan gambar, seperti Microsoft Picture Manager atau Adobe Photoshop. Kemudian, simpan dengan resolusi yang lebih rendah.

Pada Word 365, penyebab ukuran file yang besar adalah menyisipkan gambar 3D. Jadi, ada baiknya jangan gunakan model 3D ini.

4 dari 4 halaman

Solusi Terakhir Apabila File Ms Word Kamu Berukuran Terlalu Besar

Jika kamu sudah berupaya memperkecil ukuran file Ms Word kamu dengan mengakali ukuran gambar belum juga menunjukkan hasil yang memuaskan, kamu bisa coba solusi terakhir ini.

Selain mengompresi file Ms Word melalui situs web atau dengan aplikasi tertentu, kamu bisa menyimpan salinan file dalam bentuk format PDF.

Cara ini sangat berguna untuk portabilitas dan untuk mengurangi ukuran file. Adapun cara melakukannya, sangat mudah. Kamu cukup klik tab File pada Ribbon, kemudian pilih Save As dan klik Option atau More Option.

Kemudian, sebuah kotak dialog akan muncul. Pilih lokasi yang ingin kamu gunakan untuk menempatkan atau menyimpan file.

Kamu juga dapat menggunakan nama yang sama, karena ekstensinya akan berbeda dengan file sebelumnya.

Pada bagian jenis file, pilih PDF. Klik Tools di sebelah kanan bawah kotak dialog. Kemudian akan muncul menu drop-down. Pilih Compress Pictures. Klik opsi kompresi yang kamu inginkan, klik OK, dan Simpan.