Notaris adalah Pejabat yang Berwenang Membuat Akta Otentik, Ini Tugasnya

Notaris adalah seorang pejabat umum yang memiliki tugas dan wewenang terkait pembuatan akta otentik. Mereka adalah orang-orang lulusan pendidikan hukum dan telah memiliki lisensi dari pemerintah untuk melakukan tindakan hukum, termasuk menjadi saksi resmi dari penandatanganan dokumen penting. 

Notaris adalah nama profesi yang berasal dari kata "notarius" yang dulunya digunakan sebagai sebutan untuk seorang penulis cepat atau stenografer. Saat ini, notaris adalah profesi jasa di bidang hukum. Peran dan posisi yang netral membuat notaris tidak memiliki kedudukan di lembaga eksekutif, yudikatif, atau legislatif. Mereka juga tidak diperkenankan memihak klien untuk mencegah terjadinya permasalahan.

Definisi notaris juga diatur dalam UU Nomor 02 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Menurut undang-undang tersebut, notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan memiliki wewenang lain yang ditentukan dalam UU tersebut atau berdasarkan UU lainnya.

Dalam praktiknya, ada beberapa istilah jabatan terkait notaris, seperti yang dijelaskan berikut.

1. Pejabat Sementara Notaris

Orang yang untuk sementara menjabat sebagai notaris untuk menggantikan notaris yang meninggal dunia, diberhentikan, atau diberhentikan sementara.

2. Notaris Pengganti

Orang yang untuk sementara diangkat sebagai notaris untuk menggantikan notaris yang sedang cuti, sakit, atau mengalami halangan sementara dalam menjalankan jabatannya sebagai notaris.

Semua notaris bertanggung jawab untuk menjalankan tugasnya dengan integritas, ketelitian, dan kehati-hatian sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Profesi notaris diatur oleh Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU Nomor 30 Tahun 2004 mengenai Jabatan Notaris. Beberapa hal yang diatur dalam undang-undang tersebut membantu memperjelas posisi dan peran notaris dalam praktiknya, seperti berikut.

1. Penguatan persyaratan pengangkatan sebagai notaris, antara lain memberikan surat keterangan dokter dan psikiater serta memperpanjang masa magang dari 12 bulan menjadi 24 bulan.
2. Kewajiban tambahan, larangan rangkap jabatan serta alasan pemberhentian sementara notaris.
3. Pembebanan kewajiban kepada calon notaris yang sedang magang.
4. Penyesuaian sanksi berlaku pada pasal tertentu, diantaranya menyatakan bahwa akta yang bersangkutan hanya bersifat pribadi, teguran lisan/peringatan tertulis atau pengenaan ganti rugi terhadap notaris.
5. Membedakan perubahan secara absolut atau relatif dalam isi akta.
6. Pelantikan Majelis Kehormatan Notaris.
7. Memperkuat dan mengukuhkan organisasi notaris; menegaskan penggunaan bahasa Indonesia sebagai bahasa resmi untuk membuat akta autentik
8. .Memperkuat wewenang, fungsi serta kedudukan Majelis Pengawas.

Hukum yang berlaku di Indonesia juga mengatur persyaratan yang harus dipenuhi Notaris. Menurut Pasal 3 UU Nomor 30 Tahun 2004 terkait Jabatan Notaris, seorang notaris harus memenuhi persyaratan berikut. 

1. Warga negara Indonesia yang memiliki bukti yang sah bahwa Ia adalah warga negara Indonesia.
2. Bertaqwa pada Tuhan Yang Maha Esa, yaitu orang-orang yang agamanya diakui oleh negara Indonesia.
3. Berusia minimal 27 tahun dan telah menyelesaikan masa studi.
4. Kesehatan fisik dan mental dibuktikan dengan surat keterangan sehat jasmani dan rohani.
5. Memiliki gelar sarjana hukum dan gelar sarjana pendidikan notaris. Tujuannya agar orang-orang yang telah menyelesaikan pendidikannya dapat menguasai bidang kenotariatan di masa mendatang.
6. Setelah lulus dari gelar kenotariatan, berinisiatif atau direkomendasikan oleh lembaga notaris untuk magang di Kantor Notaris atau benar-benar menjabat sebagai notaris selama 12 bulan berturut-turut.
7. Tidak berstatus pegawai negeri, penyelenggara negara atau sedang tidak menduduki jabatan lain yang dilarang oleh undang-undang merangkap jabatan sebagai notaris.
8. Notaris kemudian harus bersumpah di hadapan menteri atau pejabat yang ditunjuk berdasarkan keyakinan agamanya.
9. Mendaftar sebagai anggota khusus Ikatan Notaris Indonesia atau INI.
10. Mengikuti dan lulus ujian Kode Etik Notaris.

Notaris adalah orang yang memiliki tugas dan kewajiban  yang bertujuan untuk memastikan keabsahan, keaslian, dan kekuatan hukum dari dokumen-dokumen yang dibuatnya. Notaris juga bertanggung jawab untuk memberikan perlindungan hukum bagi para pihak yang terlibat dalam transaksi atau perjanjian. Berikut tugas dan kewajiban notaris.

1. Membuat Akta Autentik

Notaris memiliki wewenang untuk membuat akta otentik yang berisi semua tindakan, kesepakatan, dan peraturan yang berkaitan dengan hukum dan/atau pemangku kepentingan. Akta otentik memiliki kekuatan pembuktian yang tinggi karena telah ditandatangani oleh notaris.

2. Membenarkan Kesalahan pada Akta

Jika terdapat kesalahan pengetikan atau penulisan pada akta yang sudah ditandatangani, notaris bertugas untuk membenarkannya dengan menyusun berita acara dan memberikan catatan mengenai perbaikan tersebut. Berita acara ini kemudian dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan untuk pemberitahuan.

3. Memastikan Keaslian Tanggal Pembuatan Akta

Notaris juga bertugas untuk memastikan keaslian tanggal pembuatan akta. Selain itu, notaris wajib menyimpan akta tersebut dengan baik dan memberikan total harga, salinan, dan kutipan dari akta tersebut.

4. Verifikasi Tanda Tangan dan Kepastian Tanggal Surat

Notaris melakukan verifikasi atas tanda tangan pada dokumen dan konfirmasi kepastian tanggal surat di bawah tangan. Proses ini dicatat dalam buku khusus yang disebut "waarmerking".

5. Mengurus Pembukuan Dokumen-dokumen di Bawah Tangan

Notaris mencatat pembukuan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan akta atau transaksi yang dilakukan di bawah tangan dalam buku khusus.

6. Membuat Salinan Asli Dokumen

Notaris bertugas untuk membuat salinan asli dokumen berisi uraian yang telah tertulis dan tergambar dalam surat aslinya. Proses ini disebut "copy organizer".

7. Mengesahkan Kesesuaian Salinan dengan Surat Asli

Notaris melakukan legalisasi dengan mengesahkan bahwa salinan dokumen tersebut sesuai dengan surat aslinya.

8. Memberikan Nasihat Hukum

Sebagai seorang profesional di bidang hukum, notaris juga memberikan nasihat hukum terkait perumusan dokumen atau akta kepada pihak-pihak yang terlibat.

9. Menandatangani Akta Catatan Lelang

Notaris memiliki kewenangan untuk menandatangani akta catatan lelang yang digunakan dalam proses lelang.

10. Membuat Kontrak terkait Tanah

Notaris juga berperan dalam membuat kontrak atau akta terkait transaksi tanah, seperti akta jual beli tanah atau akta sewa-menyewa tanah.

Larangan bagi notaris bertujuan untuk memastikan notaris menjalankan tugasnya dengan netral, profesional, dan tidak terlibat dalam konflik kepentingan yang dapat merugikan pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi hukum yang dibuat oleh notaris. Berikut beberapa hal yang tidak boleh dilakukan oleh seorang notaris.

1. Menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya;
2. Meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 (tujuh) hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah;
3. Merangkap sebagai pegawai negeri;
4. Merangkap jabatan sebagai pejabat negara;
5. Merangkap jabatan sebagai advokat;
6. Merangkap jabatan sebagai pemimpin atau pegawai badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah atau badan usaha swasta;
7. Merangkap jabatan sebagai Pejabat Pembuat Akta Tanah di luar wilayah jabatan Notaris;
8. Menjadi Notaris Pengganti;
9. Melakukan pekerjaan lain yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan, atau kepatutan yang dapat mempengaruhi kehormatan dan martabat jabatan.