Faktur adalah Bukti Transaksi, Simak Cara Membuat untuk Jual-Beli dan Pajak

Faktur adalah dokumen yang menyimpan catatan transaksi antara pembeli dan penjual, seperti tanda terima kertas dari toko atau catatan online dari e-tailer. Pembuatan faktur adalah harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab. Faktur adalah digunakan sebagai dokumen sumber untuk akuntansi bisnis.

Dalam proses jual beli, pemberian invoice atau faktur adalah keharusan kepada pelanggan. Pengertian invoice atau faktur adalah pengiriman tagihan kepada pembeli dari penjual. faktur adalah dokumen yang menerangkan barang-barang yang dikirimkan, nama konsumen, dan harga barang yang ditagihkan.

Pahami bahwa dalam transaksi jual beli, keberadaan invoice atau faktur adalah bagian dari bahan pertimbangan konsumen untuk meneliti barang-barang yang dibelinya. Bukti ini kerap dibutuhkan pada saat terjadi retur pembelian atau retur penjualan.

Lebih lengkapnya, invoice atau faktur adalah memuat informasi mengenai nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pesanan, syarat pembayaran, keterangan mengenai barang seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas barang dan jumlah harga.

Faktur adalah menurut para ahli sebagai berikut:

1. Sugeng Hariyanto (2006)

Faktur adalah suatu catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini dibuat oleh penjual dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan apabila pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit (jika pembeli memiliki open account dengan pemasok barang).

2. Mahmudi (2007)

Faktur adalah proses pengiriman tagihan kepada pelanggan (customer). Dengan dikirimnya tagihan kepada pelanggan tersebut maka perusahaan akan mengakui adanya piutang kepada pelanggan yang bersangkutan.

3. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Faktur adalah daftar kiriman barang yang dibeli serta dilengkapi dengan keterangan catatan nama, harga juga jumlah barang yang dibeli serta berapa total yang harus dibayar oleh pembeli.

4. Sutedi (2014)

Faktur adalah suatu dokumen penting daam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah asuransi, dan penyelenggara segala macam bea masuk.

5. Andrian Sutedi (2014)

Faktur adalah suatu dokumen penting dalam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat diketahui beberapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi dan penyelesaian segala macam bea masuk.

Fungsi Faktur Secara Umum

1. Tembusan Untuk Langganan

Fungsi invoice atau faktur adalah lembar pertama dan satu atau dua tembusan, tergantung pada permintaan pembeli.

2. Tembusan Piutang

Fungsi invoice atau faktur adalah tembusan yang dipakai sebagai dasar (media) untuk mendebit rekening buku pembantu piutang. Dalam ledgerless bookkeeping, media ini tidak diposting, tetapi disimpan dalam map yang fungsinya sebagai buku pembantu piutang.

3. Tembusan Distribusi

Fungsi invoice atau faktur adalah tembusan yang digunakan untuk mengkredit rekening penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya, menghitung harga pokok penjualan dan menghitung komisi salesman.

4. Tembusan Pemberitahuan (Advice Copy)

Fungsi invoice atau faktur adalah tembusan yang diberikan pada salesman sebagai pemberitahuan bahwa faktur yang sudah dikirim, sehingga salesma dapat menghitung berapa komisi yang akan diterimanya.

Jenis-Jenis Faktur

1. Biasa

Pengertian faktur adalah bukti saat pejual dan pembeli melakukan transaksi. Isi faktur adalah biasanya memuat keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga.

2. Proforma

Faktur proforma atau proforma invoice adalah bersifat sementara. Pemberian faktur ini dilakukan penjual tepat sebelum pengiriman barang dilakukan. Terutama bila, barang biasa dikirimkan secara berkala.

Jika barang sudah diterima oleh pembeli atau pelanggan, invoice atau faktur biasa bisa langsung diberikan. Faktur biasa adalah bentuk tagihan dan bukti barang sudah diterima oleh pembeli.

3. Konsuler

Faktur konsuler umumnya digunakan untuk perdagangan internasional atau antar negara. Faktur jenis ini sudah pasti tidak bisa sembarangan dicetak. Dalam proses pembuatannya, bukti tertulis ini harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.

Bukti tertulis seperti invoice atau faktur adalah selalu dikeluarkan oleh pihak penjual. Biasanya faktur adalah dibuat sebanyak tiga rangkap. Lampiran pertama diberikan kepada pembeli atau pelanggan.

Lampiran kedua faktur adalah disimpan oleh penjual sebagai bukti penagihan yang sudah dianggap piutang. Untuk lampiran ketiga faktur adalah diperuntukkan sebagai buku faktur. Hal inilah yang menjadikan faktur adalah nama lain dari invoice.

Dalam proses pembuatan faktur adalah tidak ada aturan baku yang mengkhususkan. Akan tetapi ada beberapa komponen yang mendasari pembuatan invoice atau faktur. Komponen invoice atau faktur adalah sebagai berikut:

1. Nama pelanggan

2. Identitas penjual

3. Nomor invoice atau faktur

4. Daftar barang yang dibeli, meliputi jumlah pemesanan, harga satuan, total tagihan, dan jumlah pajak yang harus dibayar

5. Diskon dan biaya pengiriman yang ditulis apa adanya

6. Sistem pembayaran

Cara membuat faktur pajak tentunya harus dilakukan pada waktunya. Menurut pasal 13 ayat 1(a) Undang Undang PPN tahun 1984, waktu pembuatan faktur pajak diatur sebagai  berikut:

- Saat BKP atau JKP diserahkan dari PKP ke pembeli.

- Saat penerimaan pembayaran atas BKP atau JKP, bahkan jika pembayaran diterima sebelum BKP atau JKP diserahkan.

- Saat penerimaan sebagian pembayaran terutama jika transaksi dilakukan dalam termin tertentu.

Berikut cara membuat faktur pajak:

1. Sebelum memulai pengisian data, minta Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) terlebih dahulu ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat Nomor Pokok Wajib Pajak kamu terdaftar. NSFP kini bisa didapatkan melalui pengajuan online.

2. Setelah memiliki NSFP, kamu bisa memulai untuk membuat kolom-kolom yang berisi data PKP, data pembeli, data barang atau jasa, serta kolom tanda tangan sebagai validasi.

3. Kamu bisa membuatnya dengan Microsoft Excel atau mencari template faktur pajak yang sesuai dengan kebutuhan. Data PKP dan pembeli yang harus diisi adalah nama, alamat, serta Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

4. Mengisi data barang atau jasa yang diserahkan. Data Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP) yang harus diisi ke dalam faktur pajak adalah nama dan jenis barang, harga, potongan harga jika ada, metode pembayaran yang bisa berupa tunai atau termin, serta Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang diterapkan.

5. Mencantumkan nomor urut. Nomor urut ini dihitung dari mulai nomor 1 setiap awal Masa Pajak yang dimulai dari bulan Januari setiap tahunnya.

Bagi perusahaan yang baru saja dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak, nomor faktur pajak dihitung dari mulai nomor 1 untuk transaksi pertama setelah pengukuhan.

6. Data pertama harus dicantumkan adalah nama dan harga jual.

7. Setelah itu, isi jenis pembayaran yang sudah ditentukan sebelumnya. Jika pembayaran dilakukan secara kredit, maka cantumkan uang muka dan sisa pembayaran yang harus dilakukan.

8. Penghitungan PPN sebesar 10% dihitung dari Dasar Pengenaan Pajak atau harga jual barang dan jasa dalam transaksi. Jika yang diperjualbelikan merupakan barang mewah, PPN yang dikenakan adalah PPN khusus barang Mewah atau PPNBM.

9. Terakhir tanda tangan. Tanda tangan yang menjadi bukti validasi faktur pajak harus dibubuhkan oleh pejabat perusahaan yang telah ditunjuk pada saat pengukuhan Pengusaha Kena Pajak.