General Affair adalah Bagian Penting dalam Perusahaan, Kenali Fungsi dan Tugasnya

Liputan6.com, Jakarta General Affair adalah suatu jabatan yang memiliki peran cukup penting dalam perusahaan. Bagi kamu yang mungkin belum mengenali tugas dan fungsinya, mungkin perlu mengetahuinya terlebih dahulu bila ingin melamar di bidang tersebut.

General Affair atau biasa disebut GA memiliki tanggung jawab untuk mengurus berbagai macam hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Hal ini tentunya membuat peran GA dalam terlaksananya kegiatan di perusahaan dengan baik sangatlah penting.

General Affair adalah jabatan yang berperan penting dalam pengelolaan perusahaan. Tugas yang dilakukan sudah jelas dan harus dipahami sebelum kamu mengambil jabatan ini. Kamu harus mengetahui tugas, fungsi, dan kemampuan apa saja yang harus kamu miliki untuk menjadi seorang General Affair.

Berikut Liputan6.com rangkum dari Merdeka, Minggu (2/5/2021) tentang general affair adalah.

2 dari 6 halaman

General Affair adalah

Ilustrasi Bekerja di Perusahaan Credit: pexels.com/Fauxels

General Affair adalah jabatan dalam sebuah perusahaan yang berada di bawah divisi umum atau kepala operasional. Dalam hal ini, General Affair adalah jabatan yang mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Dalam struktur organisasi perusahaan yang sederhana, umumnya General Affair adalah posisi yang digabung dengan Human Resource Development (HRD). Selain itu, General Affair adalah posisi yang juga bisa saja ditempatkan pada divisi pembelian atau purchasing.

General Affair merupakan jabatan yang bisa mengurusi banyak hal yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, kegiatan pembelian, hingga pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan.

3 dari 6 halaman

Fungsi General Affair

Fungsi General Affair sangat berkaitan dengan tugas pokoknya. Fungsi General Affair adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pemeliharaan dan perawatan berbagai fasilitas atau aset yang dimiliki perusahaan. Seperti toilet, gedung kantor, ruangan kantor, hingga instalasi listrik.

2. Membuat laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Seperti laporan aset, beban biaya kantor yang diperlukan dalam penilaian efektivitas investasi internal perusahaan.

3. Membantu urusan perizinan untuk keperluan perusahaan. Seperti perizinan yang melibatkan instansi pemerintah, kepolisian, wartawan dan lain sebagainya.

4. Membina hubungan baik dengan pihak suplier atau yang melakukan kerja sama dengan perusahaan. Jika GA masuk dalam bagian HRD berarti juga bertanggung jawab dalam membuat kontrak kerja, melakukan pembayaran, hingga melakukan komplain mewakili perusahaan.

4 dari 6 halaman

Tugas General Affair

General Affair adalah posisi yang sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan. Tugas General Affair adalah semua hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Tugas ini mencakup pengadaan barang dan jasa, kegiatan pembelian, hingga pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan.

Tugas General Affair adalah sebagai berikut:

Mengurus Pengadaan Barang. Tugas General Affair yang pertama dan mungkin sudah dikenali banyak orang adalah mengurus pengadaan barang. GA akan memastikan barang atau aset perusahaan mana saja yang sudah harus diperbarui. Contohnya seperti pengadaan printer atau komputer untuk menunjang kinerja karyawan. Kegiatan pengadaan barang ini harus dilakukan dengan tujuan yang jelas. Hal ini dilakukan untuk menekan biaya pengeluaran aset perusahaaan secara efektif.

Pemeliharaan Aset Perusahaan. Tugas General Affair juga mencakup pemeliharaan aset perusahaan yang dimiliki. Dalam hal ini, GA bertanggung jawab mengontrol dan memelihara aset yang ada di perusahaan. Sering kali GA juga menertibkan atau mengingatkan karyawan untuk memakai aset dengan baik dan tidak merusak.

5 dari 6 halaman

Tugas General Affair Lainnya

Pembayaran dan Pembelian Rutin. Tugas General Affair lainnya adalah melakukan pembayaran atau pembelian rutin perusahaan, seperti membeli persediaan air minum, alat tulis kantor, kertas, dan lain-lain. GA juga melakukan pembayaran rutin yang dibutuhkan perusahaan seperti listrik, air, telepon, hingga internet.

Mengontrol Pembayaran Tenaga Kerja Harian. GA memiliki wewenang untuk menentukan besar gaji tenaga kerja harian di luar gaji karyawan. Sebab, gaji untuk karyawan harian lepas termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang perlu dibayarkan dan dicatat dalam pembukuan.

Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang. Urusan Renovasi dan pembukaan kantor cabang juga termasuk tugas yang dijalankan oleh General Affair. GA bertugas untuk merinci biaya yang dibutuhkan untuk keperluan renovasi atau pembukaan kantor cabang. Jadi, GA perlu mempertimbangkan faktor kelayakan hingga perkiraan dana yang akan diajukan untuk melakukan kegiatan tersebut.

6 dari 6 halaman

Kemampuan yang Harus Dimiliki

Ilustrasi Pekerjaan Credit: pexels.com/pixabay

Ada beberapa keterampilan yang harus dimiliki oleh seseorang dengan jabatan General Affair. Beberapa keterampilan ini sangat dibutuhkan dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan maksimal.

Kemampuan yang harus dimiliki oleh seseorang berposisi General Affair adalah sebagai berikut:

- Teliti

- Jujur

-Memiliki kemampuan problem solving yang baik

-Memiliki pengalaman pengurusan pengadaan barang di setiap departemen

-Memiliki kemampuan menyusun, mencatat pembelian, dan melakukan penilaian perawatan aset dengan baik

-Dapat berkomunikasi dengan baik dan efektif

-Mampu mengelola manajemen waktu dengan baik

-Memahami teknik negosiasi dengan baik

Itulah beberapa kemampuan yang harus kamu miliki jika ingin bekerja menjadi seseorang yang mengisi jabatan General Affair.