Kesalahan Sepele yang Bisa Gagalkan Pengajuan Visa Schengen, Salah Satunya Paspor Distaples

Liputan6.com, Jakarta - Bagi Anda yang tengah merencanakan perjalanan ke Eropa dengan visa Schengen, penting untuk memperhatikan kondisi fisik paspor secara menyeluruh. Kantor Imigrasi Jakarta Selatan mengingatkan, permohonan visa bisa ditolak hanya karena paspor terindikasi telah dimodifikasi secara fisik.

Dalam sebuah video yang diunggah akun Instagram @kanimjaksel pada Senin, 4 Agustus 2025, seorang pemohon bernama Faisal mengajukan permohonan penggantian paspor. Saat diperiksa, petugas mendapati stiker menempel di sampul paspor serta bekas staples di bagian dalam. Menurut pengakuan Faisal, itu adalah sisa dari perjalanan umrahnya pada tahun 2019.

"Maaf Pak, ini kok ada stiker ya di cover-nya? Sama ada staples juga?" tanya petugas. Faisal menjawab, "Kebetulan waktu itu saya pernah umrah. Sama staplesnya di-stiker-in seperti ini."

Menanggapi hal itu, petugas menyampaikan bahwa paspor dalam kondisi demikian tidak diperkenankan dalam proses pengajuan visa Schengen. "Jadi gini Pak, untuk visa Schengen itu tuh tidak boleh ada stiker di paspornya. Di cover-nya dan juga tidak boleh ada staples."

Aturan terkait paspor yang akan digunakan dalam proses pengajuan visa Schengen bersifat ketat dan tidak dapat dikompromikan. Dalam wawancara yang terekam di video, petugas Imigrasi menjelaskan secara langsung kepada pemohon mengenai risiko jika paspor tidak sesuai standar. Penambahan benda asing seperti stiker atau staples, bahkan di bagian luar paspor tetap dianggap pelanggaran.

Hal-hal yang tampak sepele ini bisa menimbulkan kecurigaan dari pihak kedutaan bahwa dokumen telah dimodifikasi atau dipalsukan. Ini bisa menjadi dasar penolakan permohonan visa, meskipun secara administratif dokumen yang diajukan sudah lengkap dan sesuai.

Dalam proses pemeriksaan, integritas dokumen menjadi fokus utama. Karena itu, masyarakat diimbau untuk tidak menempelkan label biro perjalanan, menyatukan dokumen dengan staples, ataupun melampirkan benda lain ke paspor. Menjaga paspor dalam kondisi rapi, bersih, dan sesuai standar menjadi langkah awal agar tidak mengalami penolakan visa akibat alasan teknis yang bisa dihindari sejak awal.

Selain masalah stiker dan staples, petugas juga menjelaskan bahwa kondisi fisik paspor yang rusak bisa membawa konsekuensi administratif. "Jangan sampai ada yang kusam ataupun yang rusak ya, Pak. Karena kalau rusak atau sobek itu nanti masuknya ke paspor rusak. Dan itu nanti akan di-BAP dulu di kantor imigrasi serta akan dikenai denda," ujar petugas.

Dalam kasus demikian, pemohon akan dikenai denda sebesar Rp500.000, belum termasuk biaya penerbitan paspor baru. Hal ini sesuai ketentuan dalam PP No. 45 Tahun 2024 tentang jenis dan tarif atas jenis penerimaan negara bukan pajak yang berlaku pada Kementerian Hukum dan HAM.

Kondisi ini tidak hanya mempersulit proses administratif, tetapi juga bisa menyebabkan keterlambatan dalam keberangkatan, terutama jika permohonan paspor dilakukan mendekati jadwal perjalanan.

Sementara itu, pengajuan visa Schengen kini sudah bisa melalui digital. Mengutip The Economic Times, Senin, 4 Agustus 2024, terdapat sejumlah tahapan dan dokumen yang wajib dipenuhi untuk mengajukan visa Schengen, dan setiap pelamar diharapkan mengikuti proses ini secara menyeluruh demi kelancaran permohonan.

Berikut rincian dokumen dan proses yang perlu diperhatikan:

• Paspor aktif dengan masa berlaku minimal enam bulan dan dua halaman kosong untuk keperluan visa.
• Formulir aplikasi yang telah diisi lengkap dan akurat sesuai data pemohon.
• Pas foto terbaru dengan latar belakang putih, mengikuti ketentuan ICAO.
• Asuransi perjalanan dengan nilai pertanggungan minimal 30.000 euro, berlaku di seluruh negara Schengen.
• Bukti pemesanan tiket dan akomodasi (hotel atau tur) selama berada di Eropa.
• Surat lamaran atau tujuan perjalanan, menjelaskan rencana selama berada di wilayah Schengen.
• Dokumen keuangan, meliputi rekening koran 3-6 bulan terakhir, slip gaji, atau laporan pajak (ITR).
• Pengambilan data biometrik (sidik jari dan foto) jika belum dilakukan dalam 59 bulan terakhir.
• Biaya pengajuan visa, sebesar 90 euro untuk dewasa dan 45 euro untuk anak usia 6-12 tahun, di luar biaya layanan VFS sebesar 19 euro.

Proses pengajuan umumnya memakan waktu 15 hari kerja, namun bisa diperpanjang hingga 30 atau bahkan 60 hari tergantung kondisi permohonan. Maka itu, disarankan permohonan diajukan 30–60 hari sebelum perjalanan. Aplikasi diterima hingga enam bulan sebelumnya, tetapi hindari pengajuan di menit-menit terakhir (kurang dari 15 hari kerja) untuk mengurangi risiko keterlambatan.