Notulensi Adalah Catatan Hasil Rapat, Pahami Tujuan dan Susunan Penulisannya

Beberapa fungsi notulensi adalah sebagai berikut ini:

1. Menjadi Panduan

Hasil dari notulensi berisikan keputusan dari rapat secara detail. Sehingga, hasil notulensi bisa dijadikan panduan untuk rapat-rapat selanjutnya.

2. Pengingat Bagi Setiap Anggota

Dalam sebuah rapat pasti ada kegiatan me-review kembali isi rapat sebelumnya. Mereview ulang tentu akan sangat sulit apabila tidak dicatat secara detail. Adanya notulensi dapat membantu anggota rapat mengingat kembali isi rapat yang lalu.

3. Referensi Bagi Anggota yang Absen

Bagi anggota yang berhalangan hadir pada rapat sebelumnya, tentu akan sulit memahami isi rapat berikutnya. Di sinilah salah satu fungsi notulensi rapat. Notulensi rapat sebelumnya bisa dijadikan referensi bagi anggota yang sebelumnya absen. Dengan begitu, anggota yang baru mengikuti rapat sudah mengetahui hasil dari rapat sebelumnya.

4. Menghemat Waktu Rapat

Notulensi rapat dapat menghemat waktu, karena semua tugas untuk masing-masing anggota sudah tercatat dengan baik dan jelas. Sehingga, anggota tidak perlu menanyakan berulang-ulang karena sudah ada jawabanya dalam notulensi rapat.

Tujuan dari notulensi adalah sebagai berikut ini:

1. Bukti Terlaksanakannya Rapat

Notulensi menjadi bukti tertulis terlaksananya rapat, sebagai bentuk pertanggungjawaban pada ketua atau atasan suatu organisasi. Notulensi juga bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam rapat, sehingga bisa mempermudah penyusunan laporan keuangan.

2. Sumber Informasi Rapat yang Kredibel

Notulensi adalah catatan kredibel apa yang berlangsung dalam rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Sehingga informasi rapat akan tersampaikan dengan faktual pada setiap orangnya. Notulensi juga menjadi sumber informasi jika hasil rapat dibutuhkan dikemudian hari karena akan dibagikan pada seluruh peserta rapat sekitar 1x24 jam setelah rapat berakhir. Dibanding bergantung pada ingatan manusia, notulensi jauh lebih terpercaya tanpa ada satupun fakta yang berubah karena lupa maupun adanya kepentingan pribadi.

3. Tolak Ukur Pengambilan Keputusan

Notulensi yang dilaporkan pada atasan merupakan salah satu pertimbangan pada pengambilan keputusan. Notulensi secara tidak langsung adalah analisis tanggapan yang timbul pada orang-orang yang mengikuti rapat atau sidang terhadap suatu kasus. Hal ini memberikan pertimbangan bagi keputusan yang akan diambil setelahnya.

Notulensi ditulis olah seorang yang dipercaya dan menghadiri rapat tersebut. Notulensi ditulis secara real-time seiring dengan berjalannya rapat dan berkonsentrasi pada hasil serta tindakan yang berorientasi pada tujuan rapat. Berikut adalah susunan penulisan notulensi, yaitu:

1. Kepala Notulensi

Kepala notulensi adalah bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Isi dari kepala notulensi adalah sebagai berikut ini:

a. Nama organisasi atau komite atau perusahaan atau kelompok.

b. Nama dan tema yang dibahas.

c. Hari dan tanggal.

d. Waktu pelaksanaan.

e. Tempat pelaksanaan.

f. Peserta rapat (seluruh orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali dan jabatannya)

2. Isi Notulensi

Isi notulensi adalah suatu bagian dari susunan notulensi yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulensi adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulensi tersebut. Isi notulensi biasanya yaitu:

a. Pembukaan notulensi.

b. Poin-poin diskusi.

c. Hasil rapat.

d. Waktu berakhirnya rapat.

3. Akhir Notulensi

Bagian akhir dari notulensi adalah penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulensi. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulensi. Akhir notulensi diisi sebagai berikut ini:

a. Agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya.

b. Waktu diadakan pertemuan berikutnya.

c. Penanadatangan notulensi (nama, jabatan, dan tanda tangan).

4. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan, yaitu:

a. Notulensi yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.

b. Notulensi yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

c. Notulensi ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Notulensi Hasil Rapat

Perencanaan Bakti Sosial Soccact Association

Hari, tanggal: Kamis, 27 Mei 2021

Waktu: 09.00 WIB

Tempat: Ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta

Hadir: Ketua asosisiasi, sekretaris asosiasi, bendahara asosiasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi transportasi, seksi humas, dan liaison officer (LO).

Ketidakhadiran: seksi dokumentasi (sakit)

Pimpinan rapat: ketua asosiasi

Notulen: sekretaris asosiasi

Acara: perencanaan bakti sosial di Panti Asuhan

Keputusan-Keputusan:

1. Bakti Sosial akan diadakan pada hari Kamis, 1 Juli 2021 di Panti Asuhan Harapan Bunda.

2. Penggalangan dana akan dilakukan dengan menjual merchant, sosialisasi melalui influencer media sosial, dan juga penggalangan dana dari sponsorship.

3. Bakti Sosial dilakukan selama tiga hari. Hari pertama adalah pentas seni dan kelas sains menyenangkan, hari kedua membawa anak-anak bertamasya ke Pusat Informasi dan Teknologi, dan hari ketiga adalah syukuran serta penyerahan dana hibah bagi Pati Asuhan Harapan Bunda.

Penutup:

Rapat ditutup pada hari Kamis, 27 Mei 2021 tepat pada jam 11.30 WIB. Rapat selanjutnya akan membahas dana yang telah terkumpul pada hari Senin, 20 Juni 2021 pukul 09.00 wib di ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta.

Demikian notulen hasil kesimpulan rapat bakti sosial Soccact Association Jakarta dilaporkan. 

Jakarta, 27 Mei 2021

Ketua Soccact Association Jakarta                                   Sekretaris Soccact Association Jakarta